Gestão de Documentos e Processos
A Gestão de Documentos e Processos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle, monitorando o correto armazenamento e o acesso a esses documentos nas empresas. Além disso, pode envolver a digitalização dos documentos, que é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.
São desenvolvidas técnicas e metodologias de organização e gerenciamento desses arquivos de acordo com o segmento e os procedimentos da empresa.
Com a implantação deste serviço a redução nos custos será continua, começando pela redução na demanda de cópias desnecessárias, preservação do arquivo original – devido ao mínimo acesso ao documento físico -, otimização do espaço físico para armazenagem de acervo e auditoria de acesso às informações disseminadas em nuvem.
A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de diminuir o espaço físico para armazenamento de documentos; facilitar o acesso a esses documentos, possibilitar o acesso remoto e utilizar os mesmos documentos simultaneamente, buscar com rapidez as informação através da correta indexação, ter segurança, preservar o acervo, além de permitir a transparência das informações.
Os projetos de organização e Gestão de Documentos e Processos podem ser realizados tanto nas dependências da F5 Soluções quanto nas dependências do cliente paasando pelas seguintes etapas:
- Classificar: preparar, organizar e catalogar por categoria ou departamento;
- Escanear (ou digitalizar) os documentos: usando equipamentos profissionais e de alta produtividade;
- Indexar/ Criar Índices: Associar metadados ao arquivo digital para otimizar consulta de forma geral;
- Controle de qualidade: Validação das etapas e disponibilização dos arquivos digitais aos usuários finais;
- Recuperar: Utilização de ferramentas especializadas para a busca e localização de documentos digitalizados;
Após estas etapas o documento estará disponível para ser recuperado digitalmente, via Internet, a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias por semana.
A F5 oferece toda infra-estrutura e “know-how” requeridos para a implementação desta solução, dimensionando-a de acordo com a necessidade do seu negócio.
Nós podemos cuidar da Digitalização de Documentos e Arquivos de sua empresa com profissionais treinados e certificados e reduzir os altos investimentos em equipamentos, suporte e gerenciamento de informações.